报时鸟专利管理系统中，申请费的清单，也可以根据专利状态“已受理”赛选出来；实质审查费的缴费清单，也可以根据专利状态“已初审”赛选出来，并可以做到"已初审"后再来交实审费，不用在交申请费时就把实审费交了；办登费的缴费清单，也可以根据专利状态“办登通知”筛选出来。
这样，申请时的官方费用，可以分批缴纳；而且每个缴费都有监控；根据“剩余天数”来自行选择相应的缴费日期。
只要及时登记每个专利或专利申请的相关信息（专利状态会根据相应条件自动变化），报时鸟系统能提供强大的筛选功能。
此外，通知书能单独管理，CPC导出的通知书能直接导入报时鸟系统，并保存在报时鸟系统中，可以根据专利申请号去查找并预览/下载；导入到报时鸟系统中的通知书，根据具体情况，是否答复处理的，可以自行设定期限；不需要答复处理的，登记好相应内容后，就可认为已经处理完毕；这里会自定生成通知书报表，不再需要工人做表格，操作人员只要预览通知书后，根据具体情况登记相关内容即可。
随着时间的流动，当现在的时间靠近对应的费用的缴费截止日期时，报时鸟系统会预警，这样就不用人去盯紧时间了，这个过程中，保时鸟系统相当于一个流程管控人员盯着时间，接近相应截止日期时，报时鸟系统会自定报警，预警信息会出现在首页的看板上，操作人员看到有预警信息时，按设定的规律（每个用户可以按自己的习惯设定）去处理即可；
当“剩余时间”小于30天时，报时鸟系统会预警；当“剩余时间”少于15天时，报时鸟系统会警告，预警和警告会通过不同的颜色体现出来，一般情况出现预警时就可以处理了，当出现警告信息时，就要慎重处理了。
上面是被动处理方法，当然也可以主动处理（每页/每周主动统计清单缴费，并登记）。
当然，也可以主动和被动结合处理；被动处理可以用来应对当有人为失误时的补救措施。
这样，报时鸟系统可以大大降低人为失误的概率（几乎为0）。