一、历史由来
刚开始，我们都是用EXCEL表格管理（后来慢慢改进过，用EXCLE自带的函数来设置一些智能功能）；下面我来讲用EXCEL表格管理专利流程的缺陷：
1、数据录入Excel表格后，录入数据不出错，没有问题；如果出错了，要查找起来是件很麻烦的事情（可人工录入数据，没法避免出错的），我们就放弃了查错，只等因为错误而来的通知书，这个倒还好，无法是恢复权利，花点冤枉钱而已。
2、专利流程过程的数据，流程人员往往更新不到位，有时登记，有时忘记登记，这些本来是很繁琐简单的事情，如果流程人员不自觉主动去做，管理人员无从得知，这样就造成我们统计的专利申请数据99%是有问题的；当客户来问询状态时，我们还得去国家局的专利数据库去核实，才能回答客户，这就造成很多重复工作，浪费流程人员的精力和时间；这里不是怪流程人员不负责任，是有很多原因的，流程人员新来/换人，交接的原因；还有人为因素，难以避免；为了答复客户的问询，很多事务所特意安排一个流程人员应对。
3、专利申请流程中的各种期限比较多，管理/统计工作比较频繁，如果流程人员管理的专利数据多的话，每一个条件统计一次就要花费很多时间和精力，而客户呢要求又不一样，这就造成流程人员疲于奔命，一天忙得头晕脑转，叫苦连天，流程人员总是抱怨人手不够要求加人；于是很多机构通常会设置3个流程人员，一个负责CPC上传下载和归档；一个负责管理EXCEL，管理期限（及时缴费+提醒代理人及时答复OA）；一个负责对外，应对客户的问询；3个人还忙的晕头转向。
4、专利流程管理工作都在流程部门中进行，是个封闭的区域，外人无从得知；领导很多情况是从客户那里得知他们对流程人员的专业能力/工作态度的评价；因为领导无法从表面上去评判，即使流程部门把所有的专利流程数据给你，你也无从下手，表面上全是正常，没有问题。后来，我就保持最低要求，每个新申请都能记录就阿弥陀佛了，如果连新申请都没有记录在案，那就真没有办法管了（因为有新申请记录，还可以去查为什么没有相应的通知书，如果新申请记录都没有，及时拿到通知书了，也找不到人来处理，说不定还被流程人员误认为下载错了，而放弃归档或向上反应）；此外，流程部门内部发现了问题，及时不及时上报，这个也很难控制，有时流程部门为了避免追责，不上报，也是有可能的。这种情况在现实中就发生过，流程部门就是一句话，我不知道；最后没有办法还得老板去擦屁股，解决问题。
5，时间长了，那个EXCEL表格就是一本糊涂账，反正我是不太相信里面的数据的正确性了；很多情况下，我们只要清单，再去核实最新状态。
6、Excel表格统计数据多了，电脑运行不起来，每做一个数据修改，都要等待，影响做事效率；为了解决这个问题，一般采用一个年度做一个表格；这样就造成统计数据时，要重复多次（按年度来，每年统计一次）。
7、年费统计痛苦，以前我们每年统计两次年费（年中和年末），每统计一次年费都要一个流程人员专门花1-2个月时间，而且统计的数据经常出问题（经常遗漏或金额算错），更可怕的是，这个工作很难一一去核实，没有那么多时间和人力，这就要求流程人员的专业性比较高，而且负责任。
我说的这些大家有没有同感；我想老板们/流程部门的人员都心里有数；流程部门是很重要的，相当于公司的大脑，而且是一个封闭的大脑；如果它出了问题，麻烦得要命；老板们只能听大脑的；因为老板们决策的数据都是大脑提供的；搞不好，大脑可以绑架老板们。
如果流程部门恶意删除记录，那老板们就等着哭吧；这个恶意删除问题，我要在后续的功能完善中改进一下。
二、如何解决问题
针对上面的说的问题，我们开发了报时鸟专利管理系统
主要解决几个问题：
1、确保数据的正确性，即使开始录入的数据错了，后续有纠错的机会，有问题的地方会自动暴露出来（这个靠系统的自我逻辑判断得出）。
2、降低流程人员的工作强度，很多工作系统自动完成，直接导出流程人员需要的报表即可（无需流程人员去单独制作报表了），用我们这个系统，可以一个流程人员干3个流程人员的活，还不 累，CPC上传/下载归档，数据录入，应对客户问询（我们可以让客户自助找自己要的资料）。
3、无需人工录入数据形成EXCEL表格，我们通过通知书导入，直接生产各种报表，避免人工输入的人为失误；只要确保通知书正确，后续数据就不会出问题。
4、各种期限系统实现自动预警，不用人为去记期限，避免人为失误；能不人干的，就坚决不让人去干。
5、流程部门工作不再是封闭区域，领导可以随时查看流程部门的工作成果，领导只要看看板即可，不用一件件去核实，看板有预警，说明有紧急事件要及时处理，也可以去抽查。
6、每个案子的所有流程记录都记录在案，可以随时被查。
7、流程部门不再能绑架老板了，因为用了本系统，降低了对流程人员的专业性要求，流程人员只要按公司设定的程序做事即可，不需要知道为什么要这么做；一切控制权回归老板，老板可以看到公司的某一个月的案子量/授权量/业务收入情况，无需各部门再来汇报，看板上就可以看到；其它人员各司其职即可，撸起袖子加油干就行，每个人的工作量数据可以随时统计出来，随时都可以用数据说话，由此说来，报时鸟专利管理系统是老板的好帮手。
8、系统内导入的通知书，可以随时预览的，不知道大家看到没有，这个功能很好用的，可以用来核实数据。
9、如果前期人工录入数据出现问题，在通知书导入时，会出现导入不了的问题，这个时候可以去核查问题所在，这就让纠错成为可能 ，纠错不是靠人去一件件核实的，如果一件件去核实，那要命了，没法实现的，每核实一次数据就全部来过一遍，那工作没法开展了；使用时间越长，系统的数据越正常，因而每次发现问题都会改正数据；所以，前期导入的数据即使有错误，也不用担心，后续问题点都会暴露出来的；这是系统的核心技术。
10、报时鸟专利管理系统的年费监控，现在操作很方便了，现在只需要每年1月份更新年费数据（确认费减情况即可，年费金额系统自动计算）；年费统计监控是件很简单的事情了，以前几个月的工作量，现在一天可以全部搞定。
11、要给操作人员的删除权限进行限制一下，必须经过公司的管理人员的授权才可以删除记录。
注意：
1、发票号码的录入问题，目前是需要人工输入的，但这个不是很重要的，我们设置发票号填入功能是为了给财务人员核实缴费和发票是否对应用的；发票号码填不填写，由各位用户自行决定；建议还是让财务人员去填一下吧，刚好她们也要核实付款金额和发票金额是否对应的；如果都自动化了，有些人只管录入数据，不会去做核实工作了。
2、所有通知书处理，必须人工一一处理，这个不能自动化，自动化要出问题的。
3、所有事件的处理日期，必须人工填写（必须先核实，再填写），这是我们目前的工作原则。