报时鸟专利管理系统定位为一个多部门协同工作的辅助工具（流程人员/财务人员/代理人/业务员/管理人员共用）。
一、流程人员
1.1、使用报时鸟系统时，流程人员负责通知书导入（确保不遗漏），再点击每个导入系统中的通知书的“文件处理”；
1.2、一般情况下，与专利状态有关的数据系统实现自动抓取（不需人工更新）；特殊情况下（有几种通知书比较复杂，必须人工核实，如手续合格通知书，多种不同请求的结果都是手续合格通知书），还要负责更新与专利状态有关的数据；
1.3、此外，流程人员可以利用报时鸟系统来统计各种缴费数据，授权数据等（常规需求，基本都能实现）；年费监控这一块，流程人员负责更新，并定期统计年费缴纳清单。
说明：
1、这是流程人员使用报时鸟系统的输入和输出，其它常规工作正常开展（CPC上传文件/下载通知书/所有文件分类归档/通知书分发）。
2、流程人员不再管理“通知书处理”，连通知书的答复期限也不用管；“通知书处理”全部移交给对应的代理人处理。
二、代理人
2.1、代理人使用报时鸟系统，负责“通知书处理”；流程人员把通知书导入报时鸟后，代理人也会拿到流程人员分发的通知书，代理人这时登陆报时鸟系统，就可以看到“通知书处理”，一一处理即可；要处理的通知书，设定期限，并后续再在规定的期限内完成通知书答复即可；不需要处理的通知书，判断后登记即算完成处理；期限设定好后，系统会自动预警（当出现预警时，流程人员也可以看到，并提醒代理人）；
2.2、此外，代理人可以用报时鸟系统来统计自己的提成。
三、业务员
3.1、业务员用它可以查看自己开发的客户做了多少业务，有多少应收款，有多少提成可以领取。
四、财务人员
4.1、财务人员核实收款和发票是否对应，报时鸟系统中填写已缴费的发票号。
五、管理人员
5.1、管理人员可以总览全局，可以查看所有信息。
总结：
1、这个使用方法稍微调整了一下流程人员与代理人的职责范围，可以让工作开展更顺畅，方便。
2、这样流程人员的工作就很简单了，只要会做cpc就可以胜任；新人入职很快就可以上手，大大降低对流程人员的要求；
3、流程人员的工作可以标准化，可控。